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Hilfe & Handbuch

Die easyRMA^®-Dokumentation.

Von der Einrichtung über das Backend bis zu JTL-Wawi- und Shopware-Anbindung: Hier finden Sie jede Funktion Schritt für Schritt erklärt. Nicht fündig geworden? Rufen Sie uns an: 04131 2278633.

Bereich

easyRMA 5

Backend – Bereich für Sie

Alle Backend-Anleitungen zu easyRMA 5: Dashboard/Auftrag, E-Mail-Vorlagen, Mitarbeiter, Lagerverwaltung, Statistik, Einstellungen, Export und weitere Themen.

easyRMA 5

Dokumentation zu easyRMA Version 5: Einstieg in die Bereiche Backend, Frontend/Endkundenbereich, Schnittstellen und Shopanbindung mit allen Anleitungen.

Frontend – Endkundenbereich

Dokumentation zum Frontend von easyRMA 5: der Endkundenbereich, in dem Ihre Kunden Retouren- und Reparaturaufträge selbst erfassen und deren Status verfolgen.

Schnittstellen

Schnittstellen-Dokumentation zu easyRMA 5: Anbindung der JTL-Wawi sowie Versandschnittstellen zur Erstellung von Versandlabels direkt aus dem RMA-System.

Shopanbindung

Übersicht der Shopanbindungen für easyRMA 5: Plugins für JTL-Shop und Shopware 6 verbinden Ihren Onlineshop direkt mit dem Retourenmanagement.

Bereich

easyRMA 4

easyRMA 4

Dokumentation zu easyRMA Version 4: Einstieg in die Bereiche Einrichtung und Funktionen mit allen Anleitungen rund um Konfiguration und täglichen Einsatz.

Einrichtung

Alle Informationen zur Einrichtung von easyRMA 4 für Ihr Unternehmen: Übersicht der Anleitungen zur Erstkonfiguration, beginnend mit den Grundeinstellungen.

Funktionen

Alle Funktionen von easyRMA 4 im Überblick: Dashboard, Aufträge, E-Mail-Vorlagen, Mitarbeiter, Schnittstellen, Statistik, Wawi, Export und weitere Themen.

Bereich

Handbuch von A bis Z

Allgemeine E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen in easyRMA pflegen: unter Einstellungen → Mail-Vorlagen Inhalte für den Mailversand aus Aufträgen anlegen, speichern, ändern oder löschen.

Allgemeine E-Mail-Vorlagen

Allgemeine E-Mail-Vorlagen für den Versand aus Aufträgen anlegen und verwalten – mit Sprachkennung (de/en) und Platzhaltern wie PAR_FIRSTNAME und PAR_RMA.

Archiv

Das Archiv in easyRMA enthält alle aus Dashboard oder Gesamtübersicht verschobenen Aufträge; über „Optionen“ bearbeiten oder in die Übersicht zurückholen.

Archiv

Archiv in easyRMA: verschobene Aufträge endgültig löschen oder zurückholen; gelöschte Aufträge erhalten nur einen Status und bleiben in der Datenbank erhalten.

Backend

Das easyRMA-Backend bündelt alle Informationen zu Aufträgen und Produkten: Kundenaufträge bearbeiten, externe Systeme anbinden, Großkunden und Statistiken.

Backend

Überblick über das easyRMA-Backend: Kundenaufträge einsehen und bearbeiten, Shop, Wawi und Shipcloud anbinden, Großkunden verwalten und Statistiken abrufen.

CSV-Export

CSV-Export in easyRMA: Aufträge eines bestimmten Zeitraums auswählen, die zu exportierenden Datenfelder festlegen und die Ergebnisse als CSV-Datei ausgeben.

Customer Center / Großkundenportal

Übersichtsseite der Kategorie Customer Center / Großkundenportal in der easyRMA-Dokumentation mit Verweisen auf die zugehörigen Artikel zum Großkundenportal.

Customer Center / Großkundenportal

Das Großkundenportal von easyRMA: Login und Registrierung, Auftragsübersicht, neue Aufträge anlegen, Benutzer- und Datenverwaltung – inklusive Dark-Mode.

Dashboard / Auftrag

Dashboard und Auftragsbearbeitung in easyRMA 5: Übersicht, Status & Historie, Produkte, E-Mails, Dateien, Reparaturbericht, Etiketten- und Begleitschein-Druck.

Dashboard/Auftrag

Dashboard und Auftragsbearbeitung in easyRMA 4: Übersicht, Status & Historie, Produkte, E-Mails, Dateien & Fotos, Reparaturbericht, Versandoptionen und Druck.

E-Mail-Posteingang

E-Mail-Posteingang in easyRMA 5 einrichten: IMAP-Schnittstelle konfigurieren, eingehende Mails RMA-Aufträgen zuweisen, automatische Zuordnung nutzen.

E-Mail-Posteingang

E-Mail-Posteingang in easyRMA nutzen: IMAP in den Grundeinstellungen einrichten, Mails RMA-Aufträgen zuweisen, automatische Zuordnung per RMA-Nummer.

E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen in easyRMA 5 verwalten: Signaturen mit Sprachauswahl anlegen, pro Mitarbeiter eigene Signaturen festlegen, bearbeiten und löschen.

E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen in easyRMA anlegen und verwalten: Signaturen mit Sprachkennung de/en erstellen, die für alle Mitarbeiter und E-Mails verwendet werden.

E-Mail-Vorlage für Aufgabenbenachrichtigung

E-Mail-Vorlage für Aufgabenbenachrichtigungen in easyRMA bearbeiten: Inhalt der Bestätigungsmail unter Einstellungen → Mail-Vorlagen selbst anpassen.

Einstellungen

Überblick über die Einstellungs- und Konfigurationsmöglichkeiten von easyRMA 5: alle Menüpunkte im Reiter Einstellungen Schritt für Schritt durchgehen.

Einstellungen

Überblick über die Einstellungs- und Konfigurationsmöglichkeiten von easyRMA: Start mit den Grundeinstellungen, danach den weiteren Menüpunkten folgen.

Export

Export-Funktion in easyRMA: Aufträge eines bestimmten Zeitraums auswählen und die Ergebnisse als CSV-Datei exportieren; individuell erweiterbar per Anpassung.

FAQ

FAQ-Einträge für das easyRMA-Frontend pflegen: Einträge hinzufügen, Felder ausfüllen und speichern — die Änderungen erscheinen direkt auf der Startseite.

FAQ

FAQ-Beiträge für das easyRMA-Frontend anlegen und pflegen: Einträge erstellen, Sprachkennung de/en beachten, Anzeige in den Grundeinstellungen aktivieren.

Frontend

Das easyRMA-Frontend aus Kundensicht: neuen RMA-Auftrag anlegen, Statusabfrage per RMA-Nummer nutzen und die FAQ-Datenbank einsehen bzw. im Backend pflegen.

Frontend / Endkundenbereich

Das easyRMA-Frontend für Endkunden: Reklamationen per PC, Smartphone oder Tablet erfassen, Status per RMA-Nummer abfragen, FAQ pflegen – inkl. Dark-Mode.

Gesamtübersicht

Die Gesamtübersicht in easyRMA zeigt alle aus dem Dashboard verschobenen Aufträge; abgeschlossene Aufträge lassen sich von hier aus in das Archiv verschieben.

Gesamtübersicht – Allgemeiner Überblick

Allgemeiner Überblick über die Gesamtübersicht in easyRMA: verschobene Aufträge aus dem Dashboard einsehen und abgeschlossene Aufträge ins Archiv verschieben.

Grosskundenportal

Das easyRMA-Großkundenportal: Login und Registrierung, Auftragsübersicht, neue Aufträge mit Artikeln anlegen sowie Daten, Passwort und Mitarbeiter verwalten.

Gründe

Reklamationsgründe in easyRMA verwalten: bestehende Gründe bearbeiten oder aus der Liste entfernen und über „hinzufügen“ neue Gründe mit eigener Bezeichnung anlegen.

Gründe

Retourengründe in easyRMA verwalten: bestehende Gründe ändern oder entfernen, neue Gründe mit Hinweistext und E-Mail-Hinweis anlegen, Sprachkennung beachten.

Grundeinstellungen

Alle Grundeinstellungen in easyRMA: Absender und Sprache, Begleitschein, IMAP, Benachrichtigungen, Felder im Frontend, Logo, CSS, Briefpapier und Impressum.

Import

Importfunktion der easyRMA-5-Lagerverwaltung: Produkte per CSV-Datei hinzufügen — mit Hinweisen zu Spaltenaufbau, mehrfachen Attributwerten und Dateiformat.

Import

Produkte per CSV-Import in die easyRMA-Ersatzteil-Wawi übernehmen: Aufbau der Importdatei mit Attributspalten und Hinweise zu den Grenzen der Importfunktion.

JTL-Shop Plugin

Einrichtung und Nutzung des easyRMA Retouren-Plugins für den JTL-Shop: API-Anbindung, Gründe synchronisieren und pflegen, Retouren anmelden und verfolgen.

JTL-Wawi Schnittstelle

Einrichtung der JTL-Wawi-Schnittstelle in easyRMA: Datenbankverbindung konfigurieren, SQL-Benutzer anlegen, Gründe synchronisieren und JTL-Retouren erstellen.

Kunden

Kundenverwaltung mit dem Großkundenportal in easyRMA: Kunden einsehen und bearbeiten, Login aktivieren oder deaktivieren, Stammdaten per CSV importieren.

Kunden – Übersicht im Adminbereich

Kundenübersicht im easyRMA-Adminbereich: Großkunden und importierte Kunden einsehen, Kundenbenutzer verwalten, Logins deaktivieren und Aufträge bearbeiten.

Lagerverwaltung

Lagerverwaltung in easyRMA: Warenübersicht, Artikel anlegen und per CSV importieren, Wareneingang und -ausgang buchen sowie Lager und Umlagerungen verwalten.

Lizenzverwaltung

Lizenzverwaltung in easyRMA: Hier verwalten Sie Ihre vorhandenen Lizenzen und aktivieren neu erworbene easyRMA-Lizenzen direkt im Adminbereich des Systems.

Login/Navigationsmenü

Login in das easyRMA-Backend: Domain mit /admin aufrufen, mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden und über das Dashboard die Aufträge bearbeiten.

Login/Navigationsmenü

Login in das easyRMA-Backend: Domain mit /acp im Browser aufrufen, mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden und über das Dashboard Aufträge bearbeiten.

Mir zugeordnete Aufträge

Der Bereich „Meine Aufgaben" in easyRMA zeigt alle dem eingeloggten Mitarbeiter zugeteilten Aufträge zur Ansicht, Bearbeitung oder Archivierung an.

Mir zugeordnete Aufträge

Übersicht „Mir zugeordnete Aufträge" in easyRMA: alle dem Mitarbeiter zugeteilten Aufträge einsehen, bearbeiten, archivieren und Zuweisungen verwalten.

Mitarbeiter

Mitarbeiterverwaltung in easyRMA: Zugänge für Mitarbeiter einrichten, Berechtigungen und Admin-Rechte festlegen sowie bestehende Mitarbeiter bearbeiten.

Mitarbeiter

Mitarbeiterverwaltung in easyRMA: neue Mitarbeiter anlegen, Zugänge und Berechtigungen festlegen, Admin-Rechte vergeben sowie bestehende Mitarbeiter ändern.

Neue Aufgabe

Neuen Auftrag in easyRMA anlegen: Kundendaten erfassen, Auftragsdetails und Produkte mit Rückgabegrund eintragen, Dateien hochladen und Bestätigungsmail senden.

Neuen Status buchen

Statusbuchung per Massenerfassung in easyRMA: Barcode oder RMA-Nummer der Retouren mit dem Handscanner abscannen und allen Produkten schnell einen Status zuweisen.

Neuen Status buchen

Massenbuchung in easyRMA: Status per RMA-Nummer, Barcode oder Tracking-ID zuweisen — mit dem Handscanner mehrere Retouren schnell nacheinander umbuchen.

Neuer Auftrag

Neuen Auftrag in easyRMA anlegen: Kundendaten und Dateien erfassen, Produkte mit Rückgabegrund angeben, Registrierungsmail mit Platzhaltern versenden.

Passwort

Passwort für den easyRMA-Login ändern: In diesem kurzen Doku-Artikel sehen Sie, wo Sie im Menü Ihr persönliches Zugangspasswort neu setzen und speichern können.

Personenbezogene Daten löschen

DSGVO-konform in easyRMA: Über den Reiter „Persönliche Informationen entfernen" sensible Kundendaten wie Name, Adresse und E-Mail je Auftrag aus der Datenbank löschen.

Personenbezogene Daten löschen

DSGVO-Löschung in easyRMA: Sensible Kundendaten für einen wählbaren Zeitraum oder einzeln pro Auftrag entfernen — Felder werden dabei durch „[removed]" ersetzt.

Registrierungs-E-Mail-Vorlagen

Registrierungs-E-Mail-Vorlagen in easyRMA anlegen, ändern und löschen: Sprachkennung de/en hinterlegen und Platzhalter wie PAR_FIRSTNAME für Kundendaten nutzen.

Schnittstellen

Schnittstellen in easyRMA konfigurieren: Shopanbindung (JTL-Shop, Shopware, xt:commerce, Gambio), DHL-Retoure und Versanddienste wie Shipcloud, DPD, UPS, GLS.

Shopware 6 PlugIn

Shopware-6-Plugin für easyRMA: Extension im Shop installieren, Instanz in der Plugin-Config hinterlegen und Retouren direkt aus Shopware heraus anlegen.

Sprachen verwalten

Verfügbare Sprachen im easyRMA-Backend und in den Zusatzmodulen: Deutsch, Englisch und Französisch; weitere Sprachen auf Kundenwunsch per Erweiterung.

Sprachen verwalten

Sprachen verwalten in easyRMA: zusätzliche Sprachvariablen für das Frontend anlegen, Kennungen de/en korrekt hinterlegen und Sprachen erweitern lassen.

Statistik

Die drei Dashboard-Statistiken in easyRMA: erhaltene Aufträge der letzten 7 Tage, zugewiesene Aufträge pro Mitarbeiter sowie die Übersicht der Retourengründe.

Statistik

Die Statistik in easyRMA zeigt einen Überblick über die Reklamationsgründe Ihrer Kundschaft; per Dropdown lässt sich die Sprache (Deutsch/Englisch) umstellen.

Status-E-Mail-Vorlagen

Status-E-Mail-Vorlagen in easyRMA bearbeiten: automatische Status-Mails aktivieren, Vorlagen unter Einstellungen anpassen und die Vorschau anzeigen lassen.

Status-E-Mail-Vorlagen

Status-E-Mail-Vorlagen anlegen und pflegen: Inhalte der Status-Mails definieren, Sprachkennung de/en setzen und Platzhalter für Kundendaten verwenden.

Status-Information

Bearbeitungsstatus in easyRMA verwalten: Status umbenennen, Farben zuordnen und über den Reiter Neuen Status anlegen eigene Statuswerte erstellen.

Status-Information

Status-Information in easyRMA: Aufträgen einen Bearbeitungsstatus zuweisen, Bezeichnungen ändern, Farben vergeben und neue Statuswerte für die Liste anlegen.

Suche

Suchfunktion im Dashboard und in der allgemeinen Übersicht von easyRMA: Aufträge nach Vorname, Nachname, Unternehmen oder RMA-Code durchsuchen und filtern.

Suche

Die Suchfunktion in easyRMA filtert Aufträge nach Vorname, Nachname, Beschreibung und RMA-Nummer; die Trefferliste lässt sich weiter durchsuchen und filtern.

Updates

Im Backend von easyRMA sehen Sie, ob neue Software-Updates verfügbar sind. Bei individuellen Anpassungen wird vor dem Einspielen die Kompatibilität geprüft.

Updates

easyRMA aktuell halten: Update-Datei aus dem Kundencenter laden, per FTP in den Ordner /updates/ hochladen und das Update in den Einstellungen durchführen.

Versandschnittstellen

Versand-API in easyRMA konfigurieren: Versenderadresse hinterlegen, UPS, DPD oder DHL aktivieren und den DHL-Retourenlink für Kunden-Retouren einrichten.

Wawi

Die Wawi ist das integrierte Warenwirtschaftssystem von easyRMA: Artikelverwaltung, Warenein- und -ausgang sowie Lageroptionen als zubuchbares Modul.