Um den E-Mail-Posteingang nutzen zu können, müssen Sie erst die IMAP-Schnittstelle in den Grundeinstellungen einrichten.

Im E-Mail-Posteingang befinden sich dann alle E-Mails, die an die Adresse gerichtet sind, welche Sie in den IMAP-Einstellungen hinterlegt haben. Neue E-Mails werden alle fünf Minuten eingelesen. Alle eingehenden E-Mails, die nicht einem RMA-Auftrag zugewiesen werden können, werden im E-Mail-Posteingang gesammelt. Das erkennen Sie an dem „?“ in der Spalte „RMA“ (Bild 1).

Hier können Sie nun unter „Optionen“ einen Auftrag auswählen, dem Sie diese E-Mail zuweisen möchten. Die E-Mail wird nach der Zuweisung aus dem E-Mail-Posteingang entfernt und erscheint nun im E-Mail-Verlauf des zugeordneten Auftrags (Bild 2).

Neu in 4.5.1:

Im seitlichen Menü wird die Anzahl der aktuell nicht zugeordneten E-Mails angezeigt (Bild 1.1). Bei Zugriff auf den E-Mail-Posteingang werden die E-Mails manuell abgerufen.

E-Mail-Posteingang mit nicht zugeordneten E-Mails

Bild 1

Anzahl nicht zugeordneter E-Mails im seitlichen Menü

Bild 1.1

E-Mail-Verlauf des zugeordneten Auftrags

Bild 2

Die Aufträge, denen Sie eine E-Mail zugewiesen haben, befinden sich, wie alle anderen Aufträge, auch die mit automatisch erfolgter E-Mail-Zuweisung, im Dashboard von easyRMA® (Bild 3). In der Tabelle befindet sich nun unter Status das Briefsymbol als Kennzeichnung dafür, dass eine neue E-Mail für diesen Auftrag eingegangen ist.

Dashboard mit Briefsymbol in der Statusspalte

Bild 3

Aufträge können nur automatisch zugewiesen werden, wenn der Kunde in der Betreffzeile seiner E-Mail den RMA-Auftrag in folgender Kennzeichnung angibt: „**[**z. B. #127865926971]“. Danach erscheint diese Mail direkt im E-Mail-Verlauf des Auftrags (Bild 4).

E-Mail mit RMA-Nummer im Betreff

Bild 4