Um den E-Mail-Posteingang nutzen zu können, müssen Sie erst die IMAP-Schnittstelle in den Mail-Einstellungen einrichten. Dazu gehen Sie oben in den Reiter „Einstellungen“ und dann auf „Mail“.
Im E-Mail-Posteingang befinden sich dann alle E-Mails, die an die Adresse gerichtet sind, welche Sie in den IMAP-Einstellungen hinterlegt haben. Alle eingehenden E-Mails, die nicht einem RMA-Auftrag zugewiesen werden können, werden im E-Mail-Posteingang gesammelt. Das erkennen Sie an dem „?“ in der Spalte „RMA“ (Bild 1).
Hier können Sie nun unter „Zuweisen“ einen Auftrag auswählen, dem Sie diese E-Mail zuweisen möchten. Die E-Mail wird nach der Zuweisung aus dem E-Mail-Posteingang entfernt und erscheint nun im E-Mail-Verlauf des zugeordneten Auftrags. Hier ist wichtig, dass im Betreff immer der dazugehörige und richtige RMA-Code steht.
Bild 1
Die Aufträge, denen Sie eine E-Mail zugewiesen haben, befinden sich wie alle anderen Aufträge auch im Dashboard von easyRMA®. In der Tabelle befindet sich nun links neben dem RMA-Code das Briefsymbol als Kennzeichnung dafür, dass eine neue E-Mail für diesen Auftrag eingegangen ist.
Aufträge können nur automatisch zugewiesen werden, wenn der Kunde in der Betreffzeile seiner E-Mail die RMA-Nummer in folgender Kennzeichnung angibt: „**[**z. B. #142144008030]“. Danach erscheint diese Mail direkt im E-Mail-Verlauf des Auftrags.