Dashboard #
Nachdem Sie sich erfolgreich im Backend eingeloggt haben, können dort alle Aufträge eingesehen werden, die den Status „Auftrag erfasst“ haben. Das heißt, alle neu angelegten Aufträge erscheinen erst einmal im Dashboard (Bild 1) und warten dort auf weitere Bearbeitung. Sofern Sie weitere Informationen in der Tabelle angezeigt bekommen möchten, ist dies mit zusätzlichen Kosten individuell an Kundenwünsche anpassbar.
In der Tabelle sehen Sie vor dem RMA Code anhand des Symbols, ob eine E-Mail für den Auftrag eingegangen ist. Ist eine neue E-Mail für den Auftrag angekommen, wird das Glockensymbol durch ein Briefsymbol ersetzt. Das Glockensymbol bedeutet, dass ein neuer Auftrag erstellt worden ist.
Um die E-Mail lesen zu können, klicken Sie den Auftrag an. Wenn Sie den Auftrag als bearbeitet markieren, verschwindet er aus dem „Dashboard“ und erscheint nun in den „Allgemeinen Überblick“.
Bild 1
Auftrag #
Hier finden Sie eine Beschreibung der Bearbeitungsmöglichkeiten Ihrer Aufträge und zusätzliche Funktionen.
Klicken Sie aus dem Dashboard einen beliebigen Auftrag zur Bearbeitung an.
Übersicht #
Bild 2
In dieser Übersicht können Sie nun die Kontaktdaten des Auftrags einsehen und bearbeiten. Außerdem ist es möglich, dem Auftrag einem bestimmten Mitarbeiter zuzuweisen und ein Datum für einen Reparaturtermin einzustellen. Der Auftrag erscheint dann im Menüpunkt „Meine Aufgaben“ des jeweiligen Mitarbeiters.
Status & Historie #
Bild 3
In der „Status & Historie“ können Sie einen Bearbeitungsstatus bestimmen und beim Speichern festlegen, ob der Kunde per Mail informiert wird oder nicht. Standardmäßig wird nach jeder Statusänderung eine E-Mail an den Kunden verschickt. Der Statusverlauf wird rechts daneben in einer Liste angezeigt. Die Status-E-Mail können Sie unter Einstellungen –> Mail-Vorlagen selbst bestimmen.
Produkte #
Hier können Sie die jeweiligen Produktlisten des Kunden einsehen und auch neue Produkte hinzufügen, siehe Bild 4. Daneben haben Sie die Möglichkeit, mehrere Infoblätter zusätzlich auszudrucken. Als Beispiel: Etikett mit Artikelnummer oder EAN-Etikett etc. drucken (Bild 4.1.). Dies können Sie rechts unter Optionen per Dropdown auswählen.
Bild 4
Bild 4.1.1
Des Weiteren ist es möglich, ein Versandetikett zu erstellen. Füllen Sie hierfür die notwendigen Daten aus, siehe Bild 4.2. Vorher müssen Sie die Versandeinstellungen bearbeiten. Das heißt, Sie gehen oben in den Reiter „Schnittstellen-Einstellungen“ und dann Versand. Sie müssen dann Ihre Versandadresse eintragen und dann den jeweiligen Versanddienstleister aktivieren und dort die dazugehörigen Daten eintragen.
Bild 4.2
Neue E-Mail #
Wenn Sie dem Kunden Informationen zukommen lassen wollen, können Sie hier im Reiter „Mails“ (Bild 5) das Freitextfeld nutzen, um selbst einen Text zu verfassen.
Bild 5
Sollten Sie eine Vorlage auswählen wollen (Bild 6), klicken Sie dafür auf das Dropdownfeld und wählen eine passende Vorlage aus.
Die Vorlagenbearbeitung finden Sie unter Einstellungen im Menüpunkt „Mail-Vorlagen“. Außerdem ist es möglich, zusätzlich noch eine Datei und den Begleitschein (Frachtbrief) mit anzuhängen.
Bild 6
Des Weiteren haben Sie im E-Mail-Verlauf Ihre ganze E-Mail-Korrespondenz auf einen Blick.
Dateien & Notizen #
Hier können wichtige Hinweise rund um den Auftrag hinterlegt werden (z. B. Informationen an einen Mitarbeiter für weitere Bearbeitung). Dies ist dann im Reiter „Kommentare“ und „Hinweise“ möglich.
Soweit der Kunde bei Auftragserstellung Dateien angehängt hat, sind diese dann unter „Dateien & Notizen“ einsehbar.
Wenn zu einem Auftrag noch zusätzliche Fotos, PDF-Files oder andere Dokumente nachgereicht werden müssen, können Sie diese im Reiter „Dateien & Notizen“ zum Punkt „Dateien Haupt“ hochladen.
Klicken Sie hierfür auf „Durchsuchen“, wählen Sie die gewünschte Datei aus und laden Sie diese hoch.
Bild 7
Reparaturbericht #
Der Reparaturbericht dient zur Artikelverwaltung in Verbindung mit der Wawi. Hier können Sie den Lagerbestand verwalten, Artikel bearbeiten, buchen und drucken. Unterschriften können im Anschluss an die Reparatur digital erfasst werden.
Die Lagerverwaltung kann zur easyRMA®-Standardsoftware dazugebucht werden. Mehr dazu ist im Menüpunkt „Lagerverwaltung“ nachzulesen.
Bild 8
Funktionen #
Bei jedem Auftrag stehen Ihnen noch folgende Funktionen zur Verfügung, siehe Bild 9
Bild 9
Aufgabenetikett drucken #
Beim Aufgabenetikett handelt es sich um ein weiteres zusätzliches Infoblatt, wo Sie nur den RMA-Code haben. Diesen könnten Sie z. B. mit in das Paket legen. Dies ist aber nicht zwingend notwendig und dient nur als weitere Information.
Bild 10
Frachtbrief/Begleitschein drucken #
Der Begleitschein steht als PDF-Datei zur Verfügung und kann im Anschluss ausgedruckt werden.
Dem Begleitschein entnehmen Sie Ihre Auftragsnummer (RMA), den Barcode und die Produktliste.
Bild 11
Persönliche Informationen entfernen #
Im Reiter „Persönliche Informationen entfernen“ können Sie sensible Kundendaten (Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, E-Mail, Telefon, E-Mail-Verlauf) gemäß der DSGVO aus der Datenbank entfernen. Nach dem Klick auf den Button „löschen“ erscheint in den jeweiligen Feldern der Eintrag „[removed]“.
CSV-Export #
Hierüber können Sie einen Export zum jeweiligen Auftrag durchführen. Sie sehen dann in einer Excelliste die vorhandenen Daten, wie RMA-Nummer, Kundendaten etc.
Bild 12
